Muchas organizaciones subestiman la complejidad de la administración contractual hasta que enfrentan una auditoría, un litigio o una contingencia operativa. Identificar los errores más frecuentes es el primer paso para fortalecer el control contractual.
Error 1: Centralizar documentos sin procesos
Un repositorio de archivos no es un sistema de gestión contractual. Sin flujos de aprobación, control de versiones y políticas claras, la centralización documental no resuelve los riesgos de fondo.
Error 2: Falta de alineación entre Legal, Compras y Operación
Cuando cada área maneja contratos con criterios distintos, se generan inconsistencias que impactan responsabilidades, tiempos, riesgos legales y la relación con proveedores.
La estandarización contractual debe partir de un modelo consensuado entre áreas clave, con plantillas controladas y reglas de excepción claras.
Error 3: No gestionar el contrato después de la firma
Uno de los fallos más costosos es asumir que el contrato termina con la firma. En realidad, allí comienza la fase más crítica:
- Seguimiento de obligaciones
- Control de vencimientos
- Renovaciones y prórrogas
- Penalidades, garantías y evidencias
Las plataformas CLM modernas permiten administrar el contrato durante toda su vigencia, no solo en su creación.
Apoyo tecnológico con conocimiento del negocio
Más allá del software, es clave contar con acompañamiento experto que entienda la realidad operativa de la empresa y adapte la herramienta a sus procesos reales, especialmente en organizaciones grandes o reguladas.
Como referencia de este enfoque híbrido entre tecnología y servicio especializado, se puede revisar el siguiente enlace informativo: Soluciones CLM para organizaciones complejas.
Cierre
Evitar estos errores no solo reduce riesgos legales, sino que mejora la eficiencia, la transparencia y la confianza en la gestión contractual. La madurez contractual es un indicador directo de la madurez organizacional.